Kalena365

De Wissel is een organisatie in de jeugdhulp, die sterk groeide de laatste 10 jaren en zeer diverse werkingen telt. Wat zich vertaalt in verschillende modules en diverse werkingen, al dan niet in samenwerking met partners : residentiële en ambulante werkingen, een CIG, dagbestedingsprojecten, OverKop-huis, positieve heroriëntering… En daarnaast experimenterend buiten kader. Dankzij een gloednieuw softwarepakket van Scapta kunnen de medewerkers (en vrijwilligers) hun kostbare tijd en energie maximaal spenderen aan de hulpverlening op het terrein. Een vernuftige en schaalbare applicatie zorgt ervoor dat het persoonlijk dossier van iedere jongere en administratieve verplichtingen naar de overheid efficiënt, veilig en overzichtelijk worden uitgevoerd.

“Omdat we van de overheid subsidies ontvangen, moeten we heel wat gegevens over onze werkzaamheden rapporteren”, vertelt Ben Baeten, voorheen contextbegeleider bij De Wissel. “Het oude computersysteem was te omslachtig om te voldoen aan steeds veranderende eisen. We waren meer bezig met administratief werk achter de computer dan met het veldwerk bij de jongeren en hun gezinnen. Erg frustrerend voor onze medewerkers.”

Veeleisend

En dus ging De Wissel op zoek naar een nieuw systeem om zonder tijdverlies aan de administratieve verplichtingen te kunnen voldoen. “We hebben lang gezocht naar een goede oplossing, maar vonden onze gading niet in het klassieke aanbod”, aldus nog Ben Baeten. “Er waren nogal wat eisen naar veiligheid van de gegevens, gebruiksgemak, bedrijfszekerheid, prijs, schaalbaarheid, enzovoort. Uiteindelijk zijn we uitgekomen bij een oplossing die ons kon aangereikt worden door Scapta. Bovendien was deze oplossing naadloos geïntegreerd met Office 365 waardoor onze medewerkers alle handelingen vanuit één enkele applicatie kunnen doen.”

Meedenken

“We zijn zonder al te veel voorstudies en zware analyses met Scapta aan tafel gaan zitten”, aldus de projectleider van De Wissel. “Zij hebben vooral heel goed geluisterd naar onze noden en dit vertaald naar de technische en praktische mogelijkheden. Daarbij dachten ze mee vanuit de behoeften van de eindgebruiker en niet alleen vanuit het systeem. Niet eenvoudig voor Scapta, want inhoudelijk ligt onze activiteit buiten hun dagelijkse leefwereld. Toch waren ze niet te beroerd om onze werking te doorgronden en van daar uit een snelle en vlotte oplossing aan te reiken.”

Praktijkervaring

Het proces verliep in stappen. Ben Baeten: “Het was niet zo dat er ineens een afgewerkt product op tafel lag. We kregen diverse testversies voor de kiezen, die dan op basis van de praktijkervaring werden bijgestuurd. Het systeem liet toe dat er kort op de bal werd gespeeld om de nieuwe input te verwerken. Zo is de oplossing vanuit de gebruikers kunnen groeien en dat is heel positief. Scapta maakte voor de Wissel de integratie in een systeem tussen cliëntendossiersysteem, mailsysteem en logboek. Na vier maanden was de oplossing helemaal klaar. ”

Belangstelling

De Wissel is heel tevreden met het resultaat. “Het was in de beginfase een beetje wennen, maar al snel bleek het grote voordeel van het nieuwe systeem. Vooral door het wegvallen van de versnipperde stukjes en beetjes kunnen we nu veel efficiënter werken. We hebben nu één dossier per jongere, en daar zijn alle gegevens en rapporteringen aan gekoppeld. Met enkele muisklikken kan -wie hiervoor bevoegd is- zijn informatie opvragen. Wij vinden het top. En wij niet alleen, want vanuit de sector is er al meteen veel belangstelling getoond. In de komende tijd zal Scapta ongetwijfeld nieuwe klanten voor dit mooie product over de vloer krijgen.”

Microsoft Dynamics 365 | Office 365
Kalena365