Algemene Voorwaarden

ARTIKEL 1. ALGEMEEN

- Deze algemene voorwaarden ("AV") zijn van toepassing op de levering van producten, licenties en diensten door SCAPTA - IT Solutions NV, met zetel te 3500 Hasselt, Kempische Steenweg 311 bus 1.2, ondernemingsnummer 0634.869.948 – RPR Hasselt (hierna "SCAPTA" genoemd) aan de klant (hierna "Klant" genoemd). SCAPTA en de Klant worden hierna individueel “Partij” en gezamenlijk “Partijen” genoemd.
- SCAPTA heeft het recht deze algemene voorwaarden te wijzigen mits kennisgeving aan de klant (via brief, de factuur of e-mail). Deze wijzigingen treden dan in werking één (1) maand na de kennisgeving, tenzij een latere datum wordt aangegeven. Als de Klant deze wijzigingen niet aanvaardt moet hij dit melden aan SCAPTA binnen de maand na de kennisgeving.

ARTIKEL 2. DEFINITIES

- Wanneer gebruikt in deze AV hebben de volgende begrippen de betekenis zoals hierna is bepaald:
- “Diensten”: de door SCAPTA aan de Klant te verlenen diensten (al naargelang het geval: consulting, analyse, ontwikkeling van wijzigingen, toevoegingen of aanpassingen aan Software, integratie, implementatie, training, ondersteuning, onderhoud, hosting of het via het internet of een ander netwerk ter beschikking stellen en houden van Software, en andere diensten of advies) zoals omschreven in de Offerte.
- "Offerte": een offerte, statement of work, change request, project charter of een soortgelijk document uitgaande van SCAPTA en met de specifieke voorwaarden m.b.t. de Software of Diensten die de Klant wenst af te nemen bij SCAPTA;
- “Software”: de software zoals omschreven in de Offerte (standaardsoftware van SCAPTA of van derde partijen, wijzigingen of uitbreidingen in de software ten behoeve van de Klant, of speciaal voor de Klant ontwikkelde programmatuur);

ARTIKEL 3. OVEREENKOMST

- Als de Klant Software licentie(s) of Diensten wenst af te nemen van SCAPTA, zal SCAPTA een Offerte opmaken met daarin de specifieke voorwaarden en prijzen. Tenzij anders vermeld, heeft een Offerte een geldigheidsduur (waarbinnen aanvaarding moet plaatsvinden) van dertig (30) dagen.
- Bij aanvaarding (expliciet dan wel impliciet door SCAPTA te vragen om te beginnen met het leveren van de Software of Diensten) door de Klant van de Offerte binnen de geldigheidsduur, komt een overeenkomst (de "Overeenkomst") tot stand tussen de Partijen. Wanneer de Klant een voorwaarde of veronderstelling koppelt aan zijn aanvaarding, komt de Overeenkomst pas tot stand wanneer SCAPTA deze voorwaarde of veronderstelling schriftelijk aanvaardt.
- Deze AV maken integraal deel uit van een Overeenkomst. In geval van tegenstrijdigheden zal de Offerte voorrang hebben op de AV, die voorrang hebben op de (eventuele) offerteaanvraag van de Klant. De Klant ziet af van de toepassing van zijn eigen voorwaarden. In het geval van een overheidsopdracht zijn de AV enkel van toepassing in de mate dat zij niet in strijd zijn met, of een voorbehoud bevatten met betrekking tot de inhoud en voorwaarden van de documenten van de overheidsopdracht.

ARTIKEL 4. PRIJZEN & FACTURATIE

- Alle prijzen door SCAPTA opgegeven zijn slechts ramingen gebaseerd op informatie die beschikbaar is op het ogenblik van opmaak van de Offerte, en kunnen in geen geval als bindend voor SCAPTA beschouwd worden tenzij uitdrukkelijk wordt vermeld dat een prijs of een bedrag als een vaste vergoeding moet beschouwd worden.
- Tenzij anders vermeld, gelden prijzen in België en tijdens de kantooruren, en zijn ze exclusief BTW, verblijfs- en verplaatsingskosten, welke ten laste komen van de Klant.
- Voor diensten buiten België worden de in de Offerte vermelde prijzen vermeerderd met resp. 25% binnen de EU en 35% buiten de EU.
- Buiten de normale kantooruren worden de in de Offerte vermelde prijzen vermeerderd met:
50% zaterdagen tot 17.00 uur
100% zaterdagen na 17.00 uur
100% zondagen
- Verplaatsingskosten binnen België worden aangerekend aan € 0,60 per km, met een minimum van € 50. Indien de klant geen parkeergelegenheid voorziet, worden parkingkosten aan werkelijke kost aangerekend.
- Voor diensten buiten België:
(i) de klant regelt en betaalt vlucht, hotel en taxi rechtstreeks, en stemt hiervoor af met SCAPTA zodat alles tijdig in orde is (visum e.d.). Indien SCAPTA dit moet regelen, wordt een administratieve kost van 50 EUR aangerekend per boeking; Indien de vluchttijd de 4 uur overschrijdt zal business class geboekt worden.
(ii) verplaatsingen per wagen (autokosten en parking) worden aangerekend aan werkelijke kost;
(iii) de reistijd (beide richtingen) wordt aangerekend aan 70% van het uurtarief;
(iv) “out of pocket” uitgaven worden forfaitair per persoon per dag aangerekend aan het recentste tarief “dagelijkse forfaitaire vergoeding Categorie 1” zoals gepubliceerd in het Belgisch Staatsblad.
- Een samengestelde Offerte verplicht SCAPTA niet tot het verrichten van een gedeelte van de opdracht tegen een overeenkomstig deel van de opgegeven prijs.
- SCAPTA behoudt zich het recht voor om op jaarlijkse basis in het begin van het jaar de prijzen te indexeren op basis van de volgende formule: Fn = Fo (0,2 + 0,8 (Sn/So)) (waarbij Fn = nieuwe prijs; Fo = oude prijs; Sn = referte uurloonkost (landsgemiddelde – lonen en sociale lasten) zoals laatst gepubliceerd door Agoria voorafgaand aan de prijsaanpassing, So = referte uurloonkosten (landsgemiddelde - lonen en sociale lasten) gepubliceerd door Agoria, geldend de maand voorafgaand aan de aanvang van de Overeenkomst).
- De prijzen in de Offerte zijn steeds gebaseerd op de op dat moment geldende voorwaarden van licenties en diensten vanwege leveranciers van SCAPTA. Indien er zich dienaangaande tijdens de duurtijd van de samenwerking wijzigingen voordoen behoudt SCAPTA zich het recht voor om haar prijzen op evenredige wijze aan te passen, en de Klant aanvaardt dit indien dit geen prijsstijging inhoudt van meer dan 10%.
- Alle prestaties die niet voorzien zijn in de Offerte en in samenspraak werden uitgevoerd door SCAPTA worden aanzien als meerwerk en worden afgerekend aan een regieprijs, zoals voorzien in de Offerte of zoals op dat moment gangbaar is.
- Softwarelicentie(s) en tegen forfaitprijs geleverde Diensten worden op voorhand gefactureerd. SCAPTA behoudt zich het recht voor de levering van Software of Diensten uit te stellen tot ontvangst van de betaling. Diensten tegen regieprijs (time & material) worden maandelijks gefactureerd na levering van de betrokken Diensten. Er vindt geen creditering of terugbetaling plaats voor vooraf betaalde licentieprijzen of Diensten die niet werden benut.
- SCAPTA heeft het recht zijn facturen elektronisch te versturen. De Klant zal een correct functionerend emailadres meedelen (en dit updaten wanneer nodig) naar waar de elektronische factuur gestuurd kan worden. Een elektronische factuur wordt verondersteld correct ontvangen te zijn door de Klant op de dag van verzending naar dat emailadres.
- Elke klacht over gefactureerde bedragen moet binnen acht (8) dagen na ontvangst van de factuur per aangetekend schrijven aan SCAPTA gemeld worden, en dit op straffe van verval. Wanneer de Klant slechts een deel van de factuur betwist, heeft hij niet het recht de betaling van de onbetwiste bedragen uit te stellen.
- Betaling moet gebeuren binnen de 15 dagen na factuurdatum op de bankrekening van SCAPTA vermeld op de factuur, met vermelding van het factuurnummer of de gestructureerde mededeling.
- In het geval de Klant zich niet houdt aan de bovenvermelde betalingstermijn, is SCAPTA gerechtigd vanaf de vervaldatum interesten aan te rekenen overeenkomstig de wet van 2 augustus 2002 betreffende de bestrijding van de betalingsachterstand bij handelstransacties, evenals een forfaitaire schadevergoeding van 10% van het facturatiebedrag. Bovendien worden alle openstaande facturen onmiddellijk opeisbaar en heeft SCAPTA het recht, zonder enige ingebrekestelling of gerechtelijke tussenkomst, de verdere prestaties op te schorten ofwel de Overeenkomst als ontbonden te beschouwen, onverminderd een aanspraak tot schadeloosstelling.
- Bij verlies van kredietwaardigheid van de Klant (faillissement, aanvraag gerechtelijke reorganisatie of de dreiging daarvan) worden alle nog niet vervallen facturen onmiddellijk opeisbaar en kan SCAPTA, zonder ingebrekestelling, elke aanvaarde bestelling kosteloos annuleren. Bovendien heeft SCAPTA het recht een bijkomende zekerheid inzake betaling te vorderen en tot op dat ogenblik de verdere uitvoering van de Overeenkomst op te schorten.

ARTIKEL 5. UITVOERING

- Mits betaling door de Klant van de verschuldigde bedragen, zal SCAPTA redelijke inspanningen leveren om de Software en de Diensten te leveren volgens de Overeenkomst en de regels van de kunst. De verplichtingen van SCAPTA onder de Overeenkomst zijn middelenverbintenissen.
- Partijen komen uitdrukkelijk overeen dat alle uitvoeringstermijnen streefdata zijn en derhalve niet bindend zijn voor SCAPTA, tenzij uitdrukkelijk schriftelijk anders overeengekomen. De reden hiervoor is o.a. dat SCAPTA ook afhankelijk is van input en medewerking van de Klant en van derden. Vertraging in de uitvoering kan evenwel nooit aanleiding geven tot enige boete, schadevergoeding of ontbinding van de Overeenkomst.
- De levering van de Software en/of Diensten door SCAPTA is afhankelijk van de actieve betrokkenheid van de Klant. De Klant zal kosteloos (i) SCAPTA schriftelijk en tijdig alle noodzakelijke, accurate en volledige informatie bezorgen (bijvoorbeeld over zijn systeem, zijn werkwijze en zijn doelstellingen); (ii) bijdragen tot de planning van de werkzaamheden; (iii) indien van toepassing, op eigen kosten de nodige faciliteiten aan SCAPTA ter beschikking stellen, inclusief maar niet beperkt tot parkeerplaats, geschikte werkruimte (met voldoende licht en verluchting), elektriciteit, communicatiemiddelen (inclusief de mogelijkheid om verbinding te maken met de server van SCAPTA), toegang tot de IT-installatie en databases (voor zover nodig voor de uitvoering van de Overeenkomst); (iv) indien nodig, SCAPTA toelating en toegang verlenen om Diensten uit te voeren buiten de normale kantooruren en; (v) intern het nodige en gekwalificeerd personeel ter beschikking stellen (waaronder key users met voldoende tijd ter beschikking om de verbintenissen in deze Overeenkomst correct uit te voeren en opdat in principe deze niet meer begeleiding van SCAPTA nodig hebben dan zoals voorzien in de Offerte). De Klant erkent dat de vervanging of onbeschikbaarheid van de nodige middelen in zijn projectorganisatie, kan leiden tot een langere uitvoeringstijd en, als gevolg daarvan, hogere kosten.

ARTIKEL 6. CHANGE REQUEST

- Tijdens de duur van de Overeenkomst kan elke Partij schriftelijk verzoeken om toevoegingen of wijzigingen aan te brengen aan de omvang of aard van de Diensten of de Software (“Change Request”). SCAPTA zal echter geen verplichting hebben om dergelijk verzoek in te willigen, zolang er geen akkoord is bereikt tussen Partijen over de vergoeding, prioriteit en timing, en de impact van dergelijke Change Request. SCAPTA kan de tijd die gespendeerd wordt aan de analyse van een Change Request aanrekenen aan regieprijs (time & material).

ARTIKEL 7. AANVAARDING & OPLEVERING

- Aanvaarding: Software en/of Diensten moeten zo snel mogelijk na levering door de Klant gecontroleerd en getest worden, en worden geacht correct geleverd en aanvaard te zijn op het eerste van volgende momenten: (1) de ondertekening door de Klant van het acceptatiedocument; of (2) indien de Klant 10 werkdagen na de levering (of na de Live migratie indien een Live oplevering (go-live procedure) is voorzien in de Overeenkomst) de aanvaarding niet schriftelijk en voldoende gemotiveerd heeft geweigerd; of (3) de operationele of productieve ingebruikname van de Software en/of Diensten door de Klant.
- Aanvaarding mag niet worden geweigerd voor kleine fouten die de operationele of productieve ingebruikname niet in de weg staan. De niet-aanvaarding van een deel of in een bepaalde fase laat de aanvaarding van een eerdere fase of een eerder deel onverlet.
- Testfase: indien uitdrukkelijk voorzien in de Overeenkomst, zal SCAPTA, na ontwikkeling en installatie van de Software, de Klant begeleiden bij het testen ervan in overeenstemming met de volgende procedure:
(i) Test omgeving: de Klant is verantwoordelijk voor het aanleveren van een test omgeving. Indien dit niet mogelijk is kan SCAPTA deze betalend ter beschikking stellen.
(ii) Testen: zowel SCAPTA als de Klant via zijn “key users” (dit zijn vooropgeleide medewerkers van de Klant, toegewezen aan het project en die op de hoogte zijn van de gewenste processen en over voldoende vaardigheden beschikken om deze taak uit te voeren) voeren in de test omgeving testen uit met voldoende diepgang en omvang om na te gaan of de Software voldoet aan de specificaties in de Overeenkomst. De Klant moet in dit verband zorgen voor aangepaste gegevenssets om de latere operationele werking van en tussen de verschillende Softwaremodules te simuleren. De Klant test zelf dezelfde toepassing met specifieke bedrijfsgebonden gegevens en omgeving.
Gedurende de testfase houden de Partijen elkaar stipt op de hoogte van eventuele gebreken en problemen bij de Software of Diensten, is het de Klant niet toegestaan om de Software te gebruiken voor productieve of operationele doeleinden, en zal SCAPTA naar best vermogen de in de Software vastgestelde gebreken trachten op te lossen.
- Live oplevering: indien uitdrukkelijk voorzien in de Overeenkomst, zal SCAPTA, na het testen van de Software in de test omgeving, de Klant begeleiden bij het overzetten van de Software naar de live omgeving, in overeenstemming met de volgende procedure:
(iii) Aanlevering gegevens: de Klant levert de gegevens uit de bestaande software in het door SCAPTA gewenste formaat aan SCAPTA. SCAPTA kan hierbij niet aansprakelijk worden gesteld voor het uitblijven van gegevens, of voor fouten in de gegevens of de bestaande software bij de Klant. Beide Partijen zorgen voor een degelijke voorbereiding om een vlotte migratie van de gegevens mogelijk te maken.
(iv) Live migratie: SCAPTA of de Klant (zoals bepaald in de Overeenkomst) migreert de aangeleverde gegevens naar de Software in de Live omgeving.
- Indien de Software en/of Diensten bij gedeelten worden geleverd, zal hetgeen bepaald is in dit artikel gelden voor elk deel.

ARTIKEL 8. GARANTIE

- Software van derde partijen is onderworpen aan de garantie, met inbegrip van alle beperkingen en uitsluitingen, van deze derde partij. SCAPTA biedt geen bijkomende garantie.
- Voor de standaard versie van de Software geldt de garantie zoals voorzien in de toepasselijke licentiebepalingen (Software License Terms).
- Voor niet-standaard onderdelen van de Software vangt bij de aanvaarding (of Live oplevering indien voorzien in de Overeenkomst) een garantieperiode aan van 60 dagen (hierna “Garantieperiode”). Gedurende deze Garantieperiode wordt door de Klant de Software met voldoende diepgang en omvang gebruikt in de Live omgeving en bekijkt hij nauwgezet of de Software voldoet aan alle specificaties in de Overeenkomst.
- Indien de Klant gedurende deze Garantieperiode gebreken in o.a. de vorm van reproduceerbare fouten in de Software vindt, wat inhoudt dat die niet conform is met de specificaties, uitsluitend toe te schrijven aan SCAPTA, zal hij SCAPTA hiervan, op straffe van verval van de garantie, binnen de 8 dagen nadat het gebrek is geconstateerd schriftelijk verwittigen, maar in ieder geval binnen de Garantieperiode. De Klant moet het defect uitgebreid en gedetailleerd beschrijven, om ervoor te zorgen dat SCAPTA de mogelijkheid heeft om adequaat te reageren. SCAPTA zal deze gebreken of reproduceerbare fouten dan naar best vermogen trachten te herstellen of een work-around (zijnde een manier om een resultaat te bekomen via de Software en dat via een omweg of een andere weg dan normaal aanvaardbaar zou zijn) te organiseren. Indien SCAPTA niet in staat is om aan het gebrek te verhelpen, kan de Klant de Software verwijderen en alle media en andere bijbehorende materialen terugsturen, waarop SCAPTA de reeds betaalde licentievergoeding zal terugbetalen.
- De bovenvermelde garantie is niet van toepassing bij oneigenlijk gebruik, ongeval, wijziging, gebruik in een onaangepaste fysieke of operationele omgeving, of in een andere dan de voorziene Live omgeving, onjuist onderhoud door de Klant, of defect veroorzaakt door een software of product waarvoor SCAPTA niet verantwoordelijk is.

ARTIKEL 9. GEBRUIKSRECHT

- De klant verklaart zich akkoord met de bijgevoegde licentieovereenkomst (SCAPTA Software License Terms) van toepassing op de geleverde software.
- De Klant erkent en aanvaardt dat alle rechten van intellectuele eigendom (auteursrechten, know-how, tekeningen en modellen, en andere gelijkaardige of evenwaardige wettelijke beschermingsvormen waar ook ter wereld, bedrijfsgeheim, copyright, handelsnaam of merk of ieder ander industrieel of intellectueel eigendomsrecht) m.b.t. de geleverde Software of Diensten, de ontwerpen, documentatie en alle andere materialen die worden ontwikkeld of gebruikt ter voorbereiding of uitvoering van de Overeenkomst, dan wel die daaruit voortvloeien, uitsluitend berusten bij SCAPTA of diens leveranciers. De Klant verbindt er zich toe niets te ondernemen dat hieraan afbreuk kan doen, ook niet na het einde van de Overeenkomst.
- In de mate dat de Software of Diensten onderdelen omvatten waarvan een derde partij (o.a. Microsoft) de intellectuele eigendomsrechten heeft, zijn eventueel afzonderlijke gebruiksvoorwaarden (o.a. Microsoft Dynamics NAV Software License Terms) van toepassing. Bijgevolg aanvaardt de Klant dat hij enkel een gebruiksrecht verwerft op deze onderdelen in overeenstemming met de voorwaarden bepaald door deze derde partij.
- SCAPTA behoudt zich het recht voor om in ieder geval de in het kader van de Overeenkomst gebruikte of ontwikkelde ideeën, concepten, technieken, geaggregeerde gegevens en knowhow verder te gebruiken.
- Dit artikel doet geen afbreuk aan de verplichtingen m.b.t. Vertrouwelijke Informatie.

ARTIKEL 10. AANSPRAKELIJKHEID VAN SCAPTA

- De totale aansprakelijkheid van SCAPTA onder de Overeenkomst voor alle vorderingen, daaronder begrepen vorderingen tot schadevergoeding en boetes, uit hoofde van contractbreuk, onrechtmatige daad, niet-nakoming van de garanties, of uit enige andere hoofde, is in alle gevallen, voor zover wettelijk toegelaten, beperkt tot directe schade veroorzaakt door haar eigen zware fout, en is in ieder geval beperkt tot het laagste van de volgende bedragen: (i) 50% van de daadwerkelijk door de Klant aan SCAPTA krachtens de Overeenkomst betaalde prijs voor de betrokken Software en Diensten over de periode van twaalf maanden voorafgaand aan de vordering; of (ii) 250.000 euro.
- SCAPTA is niet aansprakelijk voor het verlies van (of schade aan) data, business, omzet, winst, goodwill of klanten (waaronder reputatieschade), verwachte besparingen, of voor enige indirecte schade of gevolgschade, of voor de gevolgen van het oneigenlijk of non-conform gebruik door de Klant van de Software of de Diensten. Ook de schade die een gevolg is van de werking of de niet-werking van de Software gedurende de testfase kan in geen geval aanleiding vormen voor schadeloosstelling.
- De aansprakelijkheidsbeperkingen in dit artikel zijn niet van toepassing in geval van opzet of fraude door SCAPTA.
- SCAPTA is enkel verantwoordelijk voor Software en/of Diensten door haar geleverd, en zal dus in geen enkel geval aansprakelijk zijn voor gebreken, vertragingen, uitvoeringsproblemen e.d. in de mate dat die geheel of gedeeltelijk te wijten zijn aan (i) de nalatigheid vanwege de Klant of niet-uitvoering van de Overeenkomst door de Klant; (ii) andere leveranciers van de Klant; (iii) het gebruik door de Klant van de Software en/of de resultaten van de Diensten op een andere dan voorziene wijze; (iv) wijzigingen door de Klant of andere leveranciers van de Klant; (v) computer virussen, hacking, trojan horses, spyware, interferentie met technische beschermingsmaatregelen die niet van SCAPTA afkomstig zijn; en (vi) schade die gedekt wordt door een door of voor de Klant afgesloten verzekering.
- De Overeenkomst wordt enkel aangegaan tussen de Klant en SCAPTA, en niet ten voordele van derde begunstigden. SCAPTA aanvaardt geen aansprakelijkheid t.a.v. derde partijen wat betreft de Software en Diensten. De Klant vrijwaart SCAPTA ter zake en vergoedt SCAPTA voor klachten, verliezen, schade, e.d. van derde partijen met inbegrip van de juridische kosten die dit met zich meebrengt.
- De Klant neemt alle redelijke maatregelen om mogelijke schade te beperken.
- Alle vorderingen m.b.t. de Overeenkomst of m.b.t. de Software en Diensten (garantieaanspraken uitgezonderd) moeten per aangetekend schrijven aan SCAPTA gemeld worden (dergelijke ingebrekestelling moet een zo volledig en gedetailleerd mogelijke beschrijving van de inbreuk of het gebrek bevatten zodat SCAPTA de mogelijkheid gegeven wordt adequaat te reageren), waarbij SCAPTA een redelijke termijn gegeven wordt om de inbreuk of het gebrek te verhelpen. De melding moet gebeuren binnen de hierna vermelde termijnen: (i) m.b.t. een inbreuk of gebrek dat bij levering kon vastgesteld worden, binnen de 15 dagen na levering; (ii) m.b.t. een inbreuk of gebrek dat niet bij levering kon vastgesteld worden, binnen de 15 dagen na vaststelling van de inbreuk of het gebrek (of na het moment waarop dit redelijkerwijze had kunnen vastgesteld worden), maar in ieder geval uiterlijk zes (6) maanden na levering.
- Software en onderdelen van derde partijen zijn bijkomend aan bovenstaande bepalingen onderworpen aan de aansprakelijkheidsbeperkingen en -uitsluitingen zoals bepaald door die derde partijen.

ARTIKEL 11. VERANTWOORDELIJKHEID VAN DE KLANT

- De Klant is als enige verantwoordelijk om ervoor te zorgen dat alle door de Klant bezorgde gegevens rechtsgeldig gebruikt kunnen worden en niet in strijd zijn met (intellectuele eigendoms-) rechten van derde partijen.
- De Klant zal aangepaste preventieve maatregelen nemen voor het geval dat de Software in zijn geheel of gedeeltelijk niet goed werkt (via de dagelijkse back-up van gegevens, de diagnose van bugs, het regelmatige onderzoeken van dataprocessing enz.). De Klant staat als enige in voor de back-up van haar gegevens.
- De Klant heeft als enige de verantwoordelijkheid voor het opzetten van een functionerende hard – en softwareomgeving waarbinnen de Software zal worden geïnstalleerd (niet van toepassing bij hosting of het via het internet of een ander netwerk ter beschikking stellen en houden van Software door SCAPTA).
- De Klant zal de gebruikers van de Software informeren omtrent de bepalingen voorzien in de toepasselijke licentieovereenkomsten.
- De Klant zal de desgevallend in zijn onderneming geldende veiligheidsvoorschriften op voorhand aan SCAPTA meedelen. Niet schriftelijk meegedeelde voorschriften kunnen aan SCAPTA niet worden tegengesteld.

ARTIKEL 12. DUUR EN BEËINDIGING

- De Overeenkomst blijft van kracht tot SCAPTA de Software en Diensten heeft geleverd, tenzij ze voortijdig werd beëindigd of verbroken in overeenstemming met dit artikel.
(i) De Klant mag de Overeenkomst geheel of gedeeltelijk beëindigen mits betaling van de volgende verbrekingsvergoeding (steeds onder aftrek van de bedragen die reeds door de Klant betaald werden):
• 25% van de overeengekomen of geschatte prijs voor de betrokken Diensten in geval van beëindiging uiterlijk 10 werkdagen vóór de overeengekomen startdatum;
• 50% van de overeengekomen of geschatte prijs voor de betrokken Diensten in geval van beëindiging tussen 10 en 5 werkdagen vóór de overeengekomen startdatum;
• 100% van de overeengekomen of geschatte prijs voor de betrokken Diensten in geval van beëindiging later dan 5 werkdagen vóór de overeengekomen startdatum of na de startdatum;
Indien de Klant vraagt om de levering van de Diensten geheel of gedeeltelijk op te schorten is SCAPTA gerechtigd een wachtvergoeding te factureren voor de gereserveerde consultants, en indien die opschorting een duurtijd van 6 maanden overschrijdt, kan SCAPTA dergelijke opschorting beschouwen als een gehele of gedeeltelijke beëindiging. In voorkomend geval zijn de hiervoor vermelde vergoedingen verschuldigd.
(ii) Niettegenstaande de voorgaande bepalingen mag de Klant geen Overeenkomsten beëindigen die software, diensten of producten bevatten die door SCAPTA besteld worden bij leveranciers of onderaannemers.
(iii) In de mate dat de Overeenkomst betrekking heeft op software, diensten of producten van derde partijen mag SCAPTA de Overeenkomst op elk ogenblik met onmiddellijke ingang beëindigen indien SCAPTA het recht verliest om dergelijke software, diensten of producten aan te bieden.
- SCAPTA kan de Overeenkomst beëindigen, of de levering van Diensten opschorten, daaronder begrepen het gebruiksrecht op de Software, indien de Klant een ernstige inbreuk pleegt op de Overeenkomst en deze inbreuk niet rechtzet binnen de 14 kalenderdagen na daartoe door SCAPTA te zijn aangemaand.
- SCAPTA kan de Overeenkomst op elk ogenblik beëindigen met een opzegtermijn van 30 dagen.
- Indien de Overeenkomst betrekking heeft op doorlopende of terugkerende Diensten (zoals hosting of het via het internet of een ander netwerk ter beschikking stellen en houden van Software, onderhoud, ondersteuning) dan heeft de Overeenkomst, tenzij anders overeengekomen, een duurtijd van 12 maanden, en wordt daarna stilzwijgend verlengd met opeenvolgende periodes van 12 maanden, tenzij een van de partijen de Overeenkomst per aangetekend schrijven beëindigt ten laatste 3 maanden vóór het einde van de lopende periode.
- De Overeenkomst wordt automatisch beëindigd bij faillissement van de Klant. SCAPTA heeft het recht (in de mate dit toegestaan is onder de toepasselijke insolventiewetgeving) om de Overeenkomst schriftelijk te beëindigen zonder gerechtelijke tussenkomst en met onmiddellijke ingang, wanneer de Klant niet meer solvabel is, vereffend wordt of een gelijkaardige procedure ondergaat.
- Het beëindigen van de Overeenkomst heeft geen invloed op die bepalingen die bedoeld zijn om van kracht te blijven na de beëindiging.

ARTIKEL 13. MICROSOFT

- Microsoft is derde-begunstigde bij de Overeenkomst m.b.t. Software besteld bij Microsoft, en heeft het recht (i) de Overeenkomst af te dwingen; (ii) de naleving door de Klant van de Overeenkomst te controleren; en (iii) de Klant rechtstreeks te contacteren.
- De Klant verleent SCAPTA de toestemming om informatie te delen met Microsoft in de mate dat dit nodig is (i) voor SCAPTA om samen te werken met Microsoft, en (ii) voor de Klant om diensten en mededelingen te ontvangen vanwege Microsoft.
- De Klant erkent dat Microsoft geen verantwoordelijkheid heeft voor de niet-Microsoft onderdelen van de Software of enig effect dat die hebben op de functionaliteit van de Microsoft software of systemen, business of operaties van de Klant.

ARTIKEL 14. OVERMACHT & IMPREVISIE

- Elke partij is van rechtswege bevrijd en niet gehouden tot nakoming van enige verbintenis tegenover de wederpartij ingeval van overmacht. Onder overmacht wordt verstaan elke omstandigheid buiten de wil van die partij, die niet kon voorzien en met redelijke inspanningen vermeden worden. De volgende gevallen worden alleszins als overmacht beschouwd: oorlog, rellen, rebellie, algemene staking, brand, natuurrampen, invoer- of uitvoerbeperkingen, verstoring van normaal verkeer, transport, energievoorziening, internet, computernetwerken of telecommunicatiemogelijkheden, vertragingen in of uitblijven van leveringen door leveranciers, langdurige ziekte van belangrijke consultants, veralgemeend virus of een geval van overmacht bij een onderaannemer. De partij die zich op overmacht beroept is verplicht om de andere partij over de begindatum van de overmacht in te lichten, evenals over het einde ervan. De verplichtingen van beide partijen worden opgeschort tijdens de duur van de overmacht. Ingeval de overmacht langer dan twee maanden zou duren, heeft elke partij het recht de Overeenkomst per aangetekend schrijven te beëindigen, zonder tot betaling van enige vergoeding gehouden te zijn.
- Indien een fundamentele wijziging van omstandigheden buiten de wil van SCAPTA en die SCAPTA ten tijde van de totstandkoming van de Overeenkomst redelijkerwijze niet had kunnen voorzien of vermijden, tot gevolg heeft dat de verdere uitvoering van de contractuele verplichtingen een onredelijke of onevenredige last met zich meebrengt, heeft SCAPTA het recht om alternatieve contractuele voorwaarden te onderhandelen. Indien partijen niet tot een vergelijk komen binnen een redelijke termijn na het verzoek daartoe, heeft SCAPTA het recht om de Overeenkomst te beëindigen zonder tot betaling van enige vergoeding gehouden te zijn.

ARTIKEL 15. VARIA

- “Vertrouwelijke Informatie” omvat technische, financiële of commerciële informatie van SCAPTA, evenals alle informatie in welke vorm ook die wordt bekendgemaakt in het kader van de uitvoering van een project of bestelling onder de Overeenkomst, al dan niet deel uitmakend van de Software of Diensten. Behoudens uitdrukkelijke schriftelijke toestemming van SCAPTA zal de Klant (i) de Vertrouwelijke Informatie niet gebruiken, reproduceren of verdelen, direct of indirect, mondeling of schriftelijk, buiten het kader van de Overeenkomst, (ii) alle nodige maatregelen nemen om te vermijden dat Vertrouwelijke Informatie bekend wordt gemaakt aan wie dan ook, behalve aan zijn medewerkers die ze moeten kennen voor de implementatie van de Overeenkomst en die op de hoogte zijn gebracht van de vertrouwelijkheidsverplichting, en (iii) alle Vertrouwelijke Informatie en eventuele kopieën ervan op eerste verzoek terugbezorgen aan SCAPTA. De verplichting tot vertrouwelijkheid is niet van toepassing wanneer de Klant bewijs kan voorleggen dat de desbetreffende informatie (i) reeds openbaar was zonder dat dit het gevolg is van een inbreuk op de Overeenkomst of (ii) hem reeds bekend was vóór het afsluiten van de Overeenkomst, of (iii) rechtmatig verkregen werd van een derde partij die niet gebonden is door een vertrouwelijkheidsverplichting. Deze vertrouwelijkheidsverplichting blijft geldig gedurende een periode van 5 jaar na het beëindigen van het project of Overeenkomst waarvoor de Vertrouwelijke Informatie werd meegedeeld.
- Tijdens de duur van de Overeenkomst en gedurende een periode van 1 jaar na het einde ervan zal de Klant niet direct of indirect een werknemer, manager, medewerker of consultant van SCAPTA in dienst nemen of hieraan opdrachten (in de ruimst mogelijk zin) toevertrouwen. Inbreuk hierop geeft SCAPTA recht op een forfaitaire schadevergoeding vanwege de Klant ten belope van 100% van de (bruto) jaarvergoeding van de betrokken persoon.
- De Klant stemt in met het gebruik door SCAPTA van het logo en de naam van de Klant, en een feitelijke beschrijving van de Diensten en Producten in de SCAPTA advertenties en promotiemateriaal, en als referentie naar andere (potentiële) klanten toe.
- De Klant kan zijn rechten en verplichtingen uit de Overeenkomst niet overdragen zonder SCAPTA’s goedkeuring. SCAPTA behoudt zich het recht voor om de rechten en verplichtingen uit de Overeenkomst geheel of gedeeltelijk over te dragen mits schriftelijke kennisgeving aan de Klant.
- De Overeenkomst wordt beheerst door Belgisch recht.
- Elk geschil m.b.t. de Overeenkomst dat niet op een minnelijke manier kan opgelost worden binnen de 30 dagen (een termijn die niet van toepassing is op onbetaalde facturen) vanaf de datum waarop de ene partij de andere inlicht over het geschil, valt onder de exclusieve bevoegdheid van de rechtbanken van Hasselt.


Bijlage: specifieke voorwaarden Scapta365

Deze bijlage heeft betrekking op de clouddiensten geleverd onder de naam Scapta365, nader omschreven op de SCAPTA website of in de Offerte. De AV zijn van toepassing op Scapta365 tenzij anders bepaald in deze bijlage.

Beschrijving en activatie
- De clouddiensten geleverd onder de naam Scapta365 worden nader omschreven op de SCAPTA website of in de Offerte. In het kader van Scapta365 levert SCAPTA geen maatwerk voor de Klant.
- Na totstandkoming van de Overeenkomst activeert SCAPTA de account en bezorgt de Klant een e-mail adres waarmee de Klant kan inloggen op Scapta365. Dit e-mail adres is gebaseerd op een bestaand Office 365 e-mail account van de Klant of, indien de Klant over geen Office 365 e-mail account beschikt, zal SCAPTA deze aanmaken (mee besteld met de Scapta365 user).

Duurtijd van de Overeenkomst
- De duurtijd van de Overeenkomst m.b.t. Scapta365 is afhankelijk van de gekozen formule. Bij de maandelijkse formule kan elke Partij de Overeenkomst beëindigen met een opzegtermijn die afloopt op het einde van de maand volgend op de maand waarin de opzeg per aangetekend schrijven betekend wordt. Bij de jaarlijkse formule kan elke Partij de Overeenkomst per aangetekend schrijven beëindigen met een opzegtermijn van 30 dagen vóór het einde van de lopende jaarlijkse periode.
- SCAPTA kan de Overeenkomst beëindigen, of de levering van Scapta365 opschorten, daaronder begrepen het gebruiksrecht, indien de Klant een ernstige inbreuk pleegt op de Overeenkomst en deze inbreuk niet rechtzet binnen de 14 kalenderdagen na daartoe door SCAPTA te zijn aangemaand.
- Het beëindigen van de Overeenkomst betekent dat de Klant geen gebruiksrecht meer heeft m.b.t. Scapta365 en dat eventueel verder gebruik ervan aanleiding kan geven tot aansprakelijkheid wegens inbreuk op intellectuele eigendomsrechten.
- Bij het einde van de Overeenkomst kan SCAPTA aan de Klant diens in Scapta365 opgeslagen gegevens bezorgen (onder de vorm van een SQL dump) op voorwaarde dat de Klant dit aanvraagt binnen de 8 werkdagen na het einde van de Overeenkomst, en mits betaling van een bedrag van 600 EUR (excl. BTW). De gegevens worden bezorgd na ontvangst van de betaling.

Voorwaarden
- Tenzij schriftelijk anders overeengekomen, is de Klant verantwoordelijk voor het beheer, waaronder controle van de instellingen, het gebruik van Scapta365 en de wijze waarop de resultaten van Scapta365 worden ingezet. De Klant is tevens verantwoordelijk voor de instructie aan en het gebruik door gebruikers, ongeacht of deze gebruikers in een gezagsverhouding tot de Klant staan. Bij gebreke van uitdrukkelijke afspraken daaromtrent zal de Klant zelf de op zijn eigen apparatuur benodigde (hulp)programmatuur installeren, inrichten, parametriseren, tunen en indien nodig de daarbij gebruikte apparatuur, overige (hulp)programmatuur en gebruiksomgeving aanpassen en de door de Klant gewenste interoperabiliteit bewerkstelligen.
- SCAPTA is niet verantwoordelijk voor de controle van de juistheid en volledigheid van de resultaten en de gegevens gegenereerd door het gebruik van Scapta365. De Klant zal deze zelf regelmatig controleren, en de nodige maatregelen nemen met het oog op het voorkomen en beperken van de gevolgen van onderbrekingen of tekortkomingen in Scapta365, of van beschadiging of verlies van gegevens. In geen geval is SCAPTA verantwoordelijk voor herstel van verminkte of verloren gegane gegevens.
- Op regelmatige basis kan een upgrade van Scapta365 plaatsvinden. SCAPTA kan de dienst geheel of gedeeltelijk tijdelijk buiten gebruik stellen voor preventief, correctief of adaptief onderhoud. SCAPTA zal de buitengebruikstelling niet langer laten duren dan noodzakelijk, zo mogelijk buiten kantoortijden laten plaatsvinden en, naar gelang van omstandigheden, aanvangen na kennisgeving aan de Klant.
- De betalingstermijn voor Scapta365 bedraagt 8 dagen. SCAPTA behoudt zich het recht voor de prijzen voor Scapta365 te herzien mits voorafgaandelijke kennisgeving van 3 maanden aan de Klant.
- De volgende artikelen van de AV zijn niet van toepassing op Scapta365: 5.3 (actieve betrokkenheid van de Klant), 6.1 (change request), 7 (aanvaarding en oplevering), 8.3 tot en met 8.5 (garantie), 11.2 (back-up), 11.3 (hard- en softwareomgeving), 12.1 tot en met 12.4 (duur en beëindiging).
- De voorwaarden van Microsoft voor het gebruik van Dynamics NAV, Office 365 en Azure zijn van toepassing : http://www.microsoftvolumelicensing.com/Downloader.aspx?DocumentId=11744.


Bijlage: SCAPTA Software License Term

These license terms (“agreement”) are an agreement between SCAPTA-IT Solutions NV, Kempische steenweg 311, bus 1.02, 3500 Hasselt (Belgium)c, company number VAT-BE-0634.869.948 and you. Please read these terms carefully. They apply to the Scapta Software named above, which includes the media on which you received it, if any. The terms also apply to any updates, supplements, Internet-based services, and support services for the software, unless other terms accompany those items. If so, those terms apply.

By installing, having installed, subscribing to, or using the software, you accept this agreement. If you do not accept this agreement, do not install, have installed, subscribe to, or use the software.

The Microsoft Dynamics NAV Software License Terms apply to software or software components that are licensed from SCAPTA together with the SCAPTA Software. With respect to Definitions and Types of User Licenses as used in this agreement, the corresponding sections in the Microsoft Software License Terms apply.

If you comply with this agreement, you have the rights below for each license you acquire for the software.
a. Licensing. The software is licensed based on (i) the number of copies of ERP solution that you install on premises or use on a hosted basis; (ii) the number of your users that access the ERP solution; and (iii) additional ERP components you license.

b. License Model. The software is licensed under two models:
• Perpetual License Model – Under this model, you have licensed the software under perpetual license terms, as code that is installed on your premises or hosted for you by a third party acting as your agent (“Perpetual License Model”). Your rights to use the software are perpetual but may be revoked if you do not comply with the terms of this agreement.
• Subscription License Model – Under this model, you have licensed the software on a per user basis for a limited period, as further described in your agreement with your partner. The software may be installed on your premises with day to day management and control solely by your partner, or hosted by your partner or any third party providing services to you (“Subscription License Model”). If your license expires or terminates, your right to use the software will stop immediately. If you continue using the software after that, you could be held liable for infringement of intellectual property rights, which could result in significant damages being assessed against you or other legal remedies.

Modification Disclaimer. You may modify the software only as necessary to use it for your internal business purposes if you received it in source code form or you or any third party acting on your behalf have licensed tools from SCAPTA that allow you or that third party to modify the software’s object code. You agree that SCAPTA is not responsible for any problems that result from modifications made by you, a partner, or any other third party acting on your behalf, or any problems that are caused by third party hardware or software. SCAPTA does not, and will not have any obligation to, provide technical or other support for any modifications to the software made by you, by a partner or by any other third party. SCAPTA does not make any representation, endorsement, guarantee or assurance of the suitability of the software for your business, the suitability of the partner or any other third party to create modifications or to implement the modifications or the software, or that any modification created, implemented, supported and/or serviced by, for or on behalf of you or any third party will meet your business needs or operate successfully with the software. SCAPTA and its partners are independent entities and SCAPTA is not liable for nor bound by any acts of such business partners.

Complex Software. The software is complex computer software. Its performance will vary depending on your hardware platform, software interactions, the configuration of the software and other factors. The software is neither fault tolerant nor free from errors, conflicts or interruptions.

PRODUCT / LICENSE KEYS. The software requires a key to run or access it. A key may only be used to run or access the particular version of the software for which it was issued. You are responsible for the use of keys assigned to you. You must not duplicate or share the keys with third parties.

SCOPE OF LICENSE. The software is licensed, not sold. This agreement only gives you some rights to use the software. SCAPTA reserves all other rights. Unless applicable law or a separate written contract with SCAPTA gives you more rights despite this limitation, you may use the software only as expressly permitted in this agreement. In doing so, you must comply with any technical limitations in the software that only allow you to use it in certain ways. You may only use the software for your internal business purposes. You may not (i) work around any technical limitations in the software; (ii) reverse engineer, decompile or disassemble the software, except and only to the extent that applicable law expressly permits, despite this limitation; (iii) circumvent the validation functions of the software; (iv) publish the software for others to copy; (v) rent, lease or lend the software; or (vi) use the software for commercial software hosting services.

Your rights to use the software may be revoked if you do not comply with the terms of this agreement. Rights to access the software do not give you any right to implement SCAPTA patents or other SCAPTA intellectual property in software or devices that access the server.

BACKUP COPY. To the extent technically possible, you may make multiple copies of the software for backup, development and testing purposes, so long as such copies are not used in production and the development or testing is for your internal business purpose only. Your backup copies may be hosted by a third party on your behalf.

LICENSE TRANSFER. You may not transfer the software without SCAPTA’s prior written consent. If permitted, there may be additional charges for transferring the software to a third party.

DOCUMENTATION. Any person that has valid access to your computer or internal network may copy and use the documentation for your internal, reference purposes.

DOWNGRADE. You have no rights to use earlier versions of the software under this license and SCAPTA is not obligated to supply earlier versions to you.

SUPPORT SERVICES. Support services and certain localizations and translations for the software will be described in the agreement with your partner.

DEFENSE OF INFRINGEMENT CLAIMS. SCAPTA will defend you against any claims made by an unaffiliated third party that the software infringes its patent, copyright or trademark, and will pay the amount of any resulting adverse final judgment (or settlement to which SCAPTA consents).
You must notify us promptly in writing of the claim and give us sole control over its defense or settlement. You agree to provide us with reasonable assistance in defending the claim, and SCAPTA will reimburse you for reasonable out of pocket expenses that you incur in providing that assistance.
Our obligations will not apply to the extent that the claim or adverse final judgment is based on (i) your use of the software after SCAPTA notifies you to discontinue use due to such a claim; (ii) your combining the software with a non-SCAPTA product (hardware, software or service), data or business process including third party add-ons or programs; (iii) damages attributable to the value of the use of a non-SCAPTA product, data or business process; (iv) your altering or modifying the software, including any modifications by third parties; (v) your distribution of the software to, or its use for the benefit of, any third party; (vi) your use of SCAPTA trademark(s) without express written consent to do so; or (vii) for any trade secret claim, your acquiring a trade secret (a) through improper means; (b) under circumstances giving rise to a duty to maintain its secrecy or limit its use; or (c) from a person (other than SCAPTA or its affiliates) who owed to the party asserting the claim a duty to maintain the secrecy or limit the use of the trade secret. You will reimburse us for any costs or damages that result from these actions.
If SCAPTA receives information concerning an infringement or misappropriation claim related to the software, SCAPTA may, at its expense and without obligation to do so, either (i) procure for you the right to continue to run the software, or (ii) modify the software or replace it with a functional equivalent, to make it non-infringing, in which case you will stop running the software immediately. If, as a result of an infringement or misappropriation claim, your use of the software is enjoined by a court of competent jurisdiction, SCAPTA will, at its option, either procure the right to continue its use, replace it with a functional equivalent, modify it to make it non-infringing, or refund the amount paid and terminate this license.
If any other type of third party claim is brought against you regarding SCAPTA’s intellectual property, you must notify us promptly in writing. SCAPTA may, at its option, choose to treat these claims as being covered by this section. This section provides your exclusive remedy for third party copyright, patent or trademark infringement and trade secret misappropriation claims.

LIMITATION ON AND EXCLUSION OF DAMAGES. You can recover from SCAPTA and its suppliers only direct damages up to the amount you paid for the software except for infringement claims covered by the section above. You cannot recover any other damages, including consequential, lost profits, special, indirect or incidental damages.

VERIFYING COMPLIANCE.
a. Right to verify compliance. You are required to keep records (including proof of purchase) relating to the software you use under this agreement. SCAPTA has the right to verify compliance with this agreement, at SCAPTA’s expense. You agree to provide reasonable cooperation in the event of a compliance audit, including by allowing SCAPTA, on request, to access the usage report as a tool in conducting the audit.
b. Verification process and limitations. To verify compliance with the terms of this Agreement, SCAPTA will engage an independent accountant from an internationally recognized public accounting firm, which will be subject to a confidentiality obligation. Verification will take place upon not fewer than 30 days’ notice, during normal business hours and in a manner that does not interfere unreasonably with your operations. As an alternative, SCAPTA can require you to complete SCAPTA’s self-audit questionnaire relating to the software you use under this agreement, but reserves the right to use a verification process as set out above.
c. Verification frequency. If SCAPTA undertakes verification and does not find material unlicensed use (license shortage of 5% or more), then SCAPTA will not undertake another verification of the same entity for at least one year.
d. Use of Results. SCAPTA and SCAPTA’s auditors will use the information obtained in compliance verification only to enforce SCAPTA’s rights and to determine whether you are in compliance with the terms of this agreement. By invoking the rights and procedures described above, SCAPTA does not waive its rights to enforce this agreement or to protect its intellectual property by any other means permitted by law.
e. Remedies for non-compliance. If verification or self-audit reveals any unlicensed use, you must promptly order sufficient licenses to cover your use. If material unlicensed use is found, you must reimburse SCAPTA for the costs SCAPTA has incurred in verification and acquire the necessary additional licenses at single retail license cost within 30 days.

LIMITED WARRANTY
If you follow the instructions, the software will perform substantially as described in the SCAPTA materials that you receive in or with the software.
The limited warranty covers the software for one year after acquired by the first user. If you receive supplements, updates, or replacement software during that year, they will be covered for the remainder of the warranty or 30 days, whichever is longer. If the first user transfers the software, the remainder of the warranty will apply to the recipient.
This warranty does not cover problems caused by your acts (or failures to act), the acts of others, or events beyond SCAPTA’s reasonable control.
REMEDY FOR BREACH OF WARRANTY. SCAPTA will repair or replace the software at no charge. If SCAPTA cannot repair or replace it, SCAPTA will refund the amount shown on your receipt for the software. It will also repair or replace supplements, updates and replacement software at no charge. If SCAPTA cannot repair or replace them, it will refund the amount you paid for them, if any. You must uninstall the software and return any media and other associated materials to SCAPTA with proof of purchase.
NO OTHER WARRANTIES. The limited warranty is the only direct warranty from SCAPTA. SCAPTA gives no other express warranties, guarantees or conditions. Where allowed by applicable law, SCAPTA excludes implied warranties of merchantability, fitness for a particular purpose and non-infringement.
These SCAPTA SOFTWARE LICENSE TERMS are subject to Belgian law. The courts of Hasselt shall have jurisdiction for any disputes and controversies arising from these terms.

(versie 6.0)